Nuevo sistema de control de ingresos

Se ha puesto en marcha un nuevo sistema de control de ingreso con una aplicación para celulares que dará mayores prestaciones a los vecinos y a la guardia.

El sistema de control de ingreso que actualmente administraba la entrada y salida de propietarios, visitas o personal del emprendimiento presentaba numerosos problemas, entre los que se puede mencionar:

caída constante del software
no permitía la posibilidad de autorizaciones digitales de ingresos
no se podía llevar un registro de reservas de instalaciones
no permitía comunicaciones desde y hacia la administración, guardia e intendencia.

En función de los puntos mencionados, sumado a los constantes problemas en su funcionamiento diario, es que se analizó la necesidad de un cambio. Se buscaron y analizaron diferentes presupuestos que permitan contar con un nuevo sistema de control de ingresos. Finalmente por sus prestaciones y costo, la elección recayó sobre el sistema Hola C,

¿Como se utiliza?

Hola C tiene aplicaciones para Android e iOS, y además cuenta con acceso web. A continuación se detallan los links para acceder a las diferentes versiones:

Una vez que ingresa a la app para su celular o la web, deberá autenticarse con su DNI y un código que ha sido enviado de forma automática por SMS. En caso de no haber recibido dicho código, podrá solicitarlo en la misma aplicación dentro del sector “Recuperar código de seguridad”, indicando su número de DNI y celular.

Si el sistema no puede enviarle el código, deberá solicitarlo al intendente enviando a intendencia@tierralta.com.ar los datos del propietario:

Macrolote y Lote:
DNI:
Nombre del titular:
Celular:

Una vez dentro de la aplicación, se podrá dar de alta al resto del grupo familiar, como ocupantes de la vivienda (explicación más abajo).

En el momento en que ingrese al barrio con su tarjeta de contacto por primera vez, la guardia dejará asentada la misma, y quedará operativa 24hs después.

Características y beneficios

Entre sus principales características se encuentran

Aviso y confirmación de visitas a través de App.
Registro de ingresos y egresos a su propiedad
Permiso de ingreso para invitados mediante agenda de contactos y visitas anteriores.
Notificaciones
Listas para eventos
Reservas de espacios comunes.
Envío de preguntas, denuncias, sugerencias.
Existencia de paquetes en guardia
Expensas

Muchas de estas funciones se irán incorporando de manera paulatina, a medida que se termine de configurar el sistema y se carguen los propietarios.

Detalles de los diferentes sectores

Propietarios

Este menú sirve para la visualización de todas las personas que están dadas de alta en este rol.

Ocupantes

Son las personas que habitan en el domicilio, que pueden realizar movimientos de ingresos o egresos y generar autorizaciones.
Esto les permite a los usuarios propietarios poder dar de alta a su pareja o sus hijos para que utilicen la App, completando el DNI y su número de teléfono el sistema le enviará un mensaje de texto con la clave para que estos puedan operar con la aplicación. En el sector más opciones se pude especificar los días y horarios que tienen permitido el ingreso y la vigencia del mismo, como así también asignar la tarjeta de contacto (tarea realizada por el intendente).
Los movimientos realizados por los propietarios son visualizados sólo por los propietarios. Los movimientos realizados por los ocupantes son visualizados por ellos mismos y por los propietarios. De esta manera un padre puede ver los ingresos y egresos de sus hijos, pero estos últimos no los movimientos de sus padres.

Profesionales

Este perfil de usuarios aplica al arquitecto o encargado de obra o refacción que vaya a realizar tareas en su
propiedad. El propietarios realiza el alta del profesional y éste luego podrá cargar a sus empleados y tener los registros de los horarios de ingreso y egreso. Luego de culminada la obra el usuario puede ser deshabilitado quitándole cualquier permiso de acción sobre los movimientos.

Visitantes frecuentes

Este tipo de usuario es utilizado para familiares, amigos, personal doméstico, empleados eventuales, obreros, etc.
Durante el proceso de activación de este tipo de usuarios se debe definir el número de DNI de la persona a habilitar, los días y horarios en los que se le permite ingresar y la vigencia del permiso. Ante cualquier circunstancia se puede revocar el permiso.

Cuando estas personas autorizadas, ingresan al barrio con su DNI en los días y horarios autorizados, se les permite el ingreso sin la solicitud de autorización del propietario. El ingreso quedará registrado y se dará aviso al propietario, pero no se pedirá la confirmación.

Cuando el visitante quiere ingresar en un día y horario que no está habilitado, se envía el aviso de visita al propietario quedando a la espera de su confirmación para el ingreso.

Invitaciones

Las invitaciones son un permiso transitorio, que puede cargar el propietario sin contar con el DNI del visitante. Se utiliza para cargar a través del nombre o la agenda de contacto una persona que va a visitarlo ese día, pudiendo ingresar esta persona sin la necesidad de la confirmación del aviso de visita. Al día siguiente esta invitación queda deshabilitada por lo que es útil para una reunión o una visita eventual.

Cuando la visita será por más tiempo o para una fecha a futuro se utilizan los “visitantes frecuentes”.

Avisos de visita

Cuando un visitante desee ingresar a su propiedad, el sistema le enviará un aviso sonoro y la información de la persona que desea entrar (nombre, vehículo, fotografía). Usted podrá aceptar el ingreso con el botón verde o negarlo con el rojo (en un plazo de 30 segundos).

El beneficio es que el propietario cuenta con más información para la confirmación del ingreso y se reduce la espera de los visitantes, ya que en lugar de hacer un llamado telefónico, se envía el aviso a todos los propietarios y ocupantes de la propiedad que tengan la App descargada dando así el aviso de visita (queda registrado quien autorizó el ingreso)

Si no tiene la aplicación instalada o nadie del grupo familiar confirma o rechaza la visita dentro de los 30 segundos, la guardia lo llamara telefónicamente, registrando quién ha dado la confirmación telefónica.

Reservas

Permite gestionar una reserva de un espacio común de TierrAlta (cancha de tenis, cancha de fútbol, SUM). Para ello debe seleccionar el lugar, fecha, hora y duración del evento.

Luego de registrada la reserva se puede agregar a los invitados a partir del listado de personas que alguna vez ingresaron en la propiedad, de contactos agendados en su teléfono o carga manual del nombre de la persona.

Esto posibilita que la guardia no tenga que llamarlo por cada visita que ingrese el día de un evento.

Eventos privados

El evento privado es un evento que se realiza en la propiedad del usuario (cumpleaños, reuniones, fiestas), donde se da informa a la guardia para no tenga que avisar por cada visita que ingresa.

Urgencias

El acceso a la activación de una urgencia se puede hacer desde el ícono de una campana presente en la parte superior de todas las pantallas. Este sector permite indicar el tipo de emergencia experimentada: robo, incendio, médica o violencia. Este mensaje le llegará de manera inmediata a todos los puestos de guardia que deberán completar una acción para poder proseguir con sus tareas.

Esta función deberá utilizarse con precaución ya que esto alertará a la guardia accionando el procedimiento a tal fin.

Comunicaciones

En este sector usted recibirá los mensajes que la administración o intendencia envían por correo electrónico. Utilizando la App usted se asegura de que estos mensajes lleguen, además de poder calificar los mismos o enviar un comentario.

Denuncias

Permite agregar una denuncia que llegará a la guardia y la administración del barrio de manera muy ágil. Permite indicar el título, explicar la situación, adjuntar una imagen y elegir el destinatario (guardia, administración o ambos).

Preguntas

Este formulario cuenta con el mismo diseño que las denuncias pero el objetivo es de consulta (ya sea a la guardia o administración) por situaciones puntuales para no tener que hacer uso del teléfono y dejar registro de la misma. Por ejemplo: “¿Puede ser que este cortada el agua?” , “¿Saben cuándo se restablece el corte de energía?” etc.

Sugerencias

Con las sugerencias se avisa a la administración o guardia de alguna idea o procedimiento para la mejora en el barrio.

Archivo

Espacio para la visualización y descarga de documentación útil para los propietarios: Reglamento interno, Horarios de retiro de residuos, etc.

Expensas

Listado de los comprobantes que se encuentran adeudados por el propietario.

Paquetes

Esta función será incorporada una vez que se termine de configurar todo el sistema, y permitirá a los guardias cargar en el sistema cuando se recibe un paquete para un propietario. Esto enviará una notificación al propietario para que sepa que tiene un paquete en la oficina de la guardia.

¡Seguimos trabajando para mejorar TierrAlta!